Byrokratiapäiväkirja

Kirgisialainen hankintabyrokratia, tammikuu 2019

Hankintabyrokratian kiemurat Kirgisiassa voivat saada hymyn huulille tai kortisolitasot koholle, mutta joka tapauksessa ne tulevat kalliiksi kehitysmaalle. Aasian kehityspankilla on yksinkertaistettu hankintamalli, shopping. Yksinkertaista kuin kaupassa käynti, tavaroiden valinta, maksaminen ja kaupasta poistuminen? Edes teoriassa ei täysin. Aluksi täytyy tietysti määritellä ostettavan tuotteen vaatimukset ja sen jälkeen luoda hankintapyyntöasiakirjat sopimusmalleineen. Tämän jälkeen ne lähetetään tuotteiden myyjille tarkoituksena saada vähintään kolme vaatimukset täyttävää tarjousta. Tämä nyt menee jouhevasti, kun Liikenne- ja tieministeriön hankintavirkailija myöntää suullisesti luvan tarjousten pyytämiseen. Kaksi viikkoa myöhemmin, viimeistä edeltävänä päivänä ennen tarjousten vastaanottamisen määräaikaa tapaamisessa Aasian kehityspankin kanssa selviääkin, että hallinnollisesti oikeaoppinen ja ainoa hyväksytty toimintamalli on se, että Liikenne- ja tieministeriön hankintavirkailija pyytää Aasian kehityspankilta kirjallisesti lupaa aloittaa hankintaprosessi valmistelluilla hankinta-asiakirjoilla ja vaatimusmäärittelyillä ja kirjallisen luvan saatuaan ilmoittaa tästä konsultille kirjallisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa joko sitä, että kahdellekymmenelle jo saapuneelle tarjoukselle haetaan voimassaoloajan pidennystä tai aloitetaan hankinta alusta. Mutta tätä päätöstä ei voida tehdä ennen kuin Liikenne- ja tieministeriö hakee Aasian kehityspankilta luvan, joka tämän ministeriölle myöntänee, jonka jälkeen lupa tulisi toimittaa konsultille kirjallisena ministeriön toimesta. Jäämme siis odottelemaan kädet jännityksestä täristen, kuinka hankintavirkailija taitaa luvan pyytämisen yksityiskohtaiset toimenpiteet.

Helmikuu 2019

Koska hankintaviranomainen ei ilmoita olemassaolostaan viikkoon, on oletettavaa kyseisen henkilön ylittäneen toimivaltuutensa liian suoraviivaiseen, omavaltaiseen ja nopeaan päätöksentekoon. Näin ollen, projektikoordinaattorilta anotaan kirjeitse lupaa hankinnan suorittamiseen tarvittavine hankinta-asiakirjaliitteineen. Tälläkin kertaa hankintaosaston viranomaiset löytävät asiakirjoista korjattavaksi määrättäviä, edellisellä korjauskierroksella huomaamatta jääneitä virheitä kuten harhaanjohtava numerointi, puuttuva Aasian kehityspankin toivoma kallis mittauslaite sekä puuttuva huoneen numero osoitteessa. Hankintaosasto ei kuitenkaan esitä korjauspyyntöä virallisen kirjeen muodossa. Korjattujen asiakirjojen uudelleen lähettäminen ministeriön hankintaosastolle epävirallista sähköistä kanavaa käyttäen ei kuitenkaan tuota toivottua lopputulosta eli hallinnollista päätöstä vaan ylimääräisen epävirallisen kyselyn. Liikenne- ja tieministeriöltä muutamaa päivää myöhemmin tullut suullinen pyyntö vahvistaa epäilykset, että menettelytapamme jätti useat muut ministeriön yksiköt ja viranomaiset kylmästi päätöksentekoprosessin ulkopuolelle. Suullisessa pyynnössä pyydetään lisäperusteluja sille, miksi laitteita ja tietokoneita ollaan ylipäätään hankkimassa. Projektin toimintapuitteet, projektin aloitusraportissa esitetyt perustelut 3 kuukautta aiemmin, 4 tapaamista sekä aiheesta käydyt keskustelut muistioineen sekä lukuisat epävirallisemmiksi luonnehdittavat keskustelut eivät riitä laitteiden tarpeellisuuden todistamiseen. Sitä ei tietysti tee myöskään virallinen kirje, vaikka siinä edellisiin dokumentteihin sekä tieteellisiin artikkeleihin viitataan, mutta kirjeiden voima piilee siinä, että yksittäiset viranomaiset saavat vastuuvapautuksen tekemisistään. Kirje osoittautuu tehokkaaksi toiminnan lamauttajaksi, sillä ministeriöstä ei kuulu aiheen tiimoilta mitään lähes kolmeen viikkoon.

Maaliskuu 2019

Liikenne- ja tieministeriön projektikoordinaattorin alaisuudessa toimiva viranomainen aktivoituu hankinta-asian tiimoilta. Viranomaisille on aiemman kirjeenvaihdon, projektin toimintapuitteiden sekä alkuraportin toimittamisesta huolimatta epäselvää, kuinka hankinnat rahoitetaan. On luonnollista, että asiaan vihkiytymätön ei tiedä hyvinkin erikoistuneiden laitteiden markkinahintoja, joten näistä tehdään aavistuksen verran seikkaperäisempi selvitys sekä toistetaan jo aiemmin tiedoksi annettu näkemys, että projektin kustannusraamit sallivat, vaikka eivät toimintapuitteiden valossa vaadi laitteiden hankintaa. Tiedoksiannon valossa on melko lailla selvää, että projektin kustannusraamit eivät tulisi ylittymään, mikäli käyttöön otetaan ennakoimattomien menojen varaukset. Ennakoimattomien saattaminen ennakoiduiksi menoiksi jälkikäteen vaatisi ehkä vaivalloiseksikin luonnehdittavan projektin sopimusmuutosmenettelyn. Ennakoimattomien menojen käyttö jo projektin alkuvaiheessa puolestaan voisi vaarantaa projektin tulevat toimintaedellytykset. Näin ollen, onkin varsin luonnollista, että asian tiimoilta keskustellaan kasvotusten ja ministeriön projektikoordinaattorille lähetetään virallinen kirje, jossa vahvistetaan tapaamisen tuloksena syntynyt konsensus, jossa Aasian kehityspankin toivoma kallis laitteisto jätetään toistaiseksi pois hankintalistalta ja anotaan edelleen lupaa alkuperäisten laitteiden hankinnalle. Suoritettavat hankinnalliset toimenpiteet ovat kuitenkin herättäneet kiinnostusta myös hankintaprosessin ulkopuolisten jäsenten keskuudessa, sillä ministeriön virkamiehistöstä tulee suullinen pyyntö liikenne- ja tieministerin käyttöön tulevan kannettavan tietokoneen lisäämiseksi hankintalistalle. Tämä ei tulisi ylittämään projektin kustannusraameja ja projektin sekä konsultin näkökulmasta asialle ei ole estettä, joten tästä lähetetään ministeriölle erillinen virallinen kirje, jossa tietokoneiden lukumäärän kaksinkertaistaminen perustellaan projektin muuttuneen toimintaympäristön asettamilla vaatimuksilla useammalle tietokoneen käyttäjälle. Lisäksi hankintalistalle lisätään ministeriön ja rahoittajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella tarpeelliseksi katsottu tiestön taloudellisen analyysin ohjelmistolisenssi, johon oltaisiin soveltamassa yhden kanavan hankintamenettelyä ohjelmiston ollessa tarjolla maailmanlaajuisesti vain yhdellä jakelukanavalla. Ohjelmistolisenssin muutaman tuhannen euron hintaa voinee pitää kohtuullisena oikein käytettynä saavutettuihin hyötyihin nähden. Muutostoimenpiteiden jälkeen pyydetään epävirallisesti sähköistä kanavaa käyttäen hyväksyntää hankinnan eteenpäin viemiselle sekä mahdollisia kommentteja. Tässä vaiheessa voidaan huokaista helpotuksesta, että hallinnollinen päätös ei ole evännyt lupaa hankinnalle.

Huhtikuu 2019

Hankinnan tiimoilta eletään hiljaiseloa, kunnes noin kahden viikon kuluttua ministeriöstä toimitetaan kolme kuukautta odotettu myönteinen päätös virallisen kirjeen muodossa projektikoordinaattorin allekirjoittamana. Jotta hankinnassa ei tapahtuisi vahingossa vakavaa virhettä, kirjeessä pyydetään poistamaan kaksi lisättyä tietokonetta viitaten projektin aloitusraportissa kuusi kuukautta aiemmin määriteltyyn tietokoneiden lukumäärään. Lisäksi huomautetaan, että samaisessa raportissa ei mainita ohjelmiston hankinnasta. Huomiota herättävä poikkeuksellinen yhden kanavan hankintamenettely saa viranomaiset tässä kirjeessä myös pyytämään perusteluja, miksi ohjelmistolla ei ole useampaa toimittajaa tai pyytämään tarjoukset vähintään kolmelta toimittajalta. Muutaman kerran korjatut hankintapyyntöasiakirjat tulee toimittaa ministeriöön englanniksi ja venäjäksi julkaistavaksi julkisen sektorin hankintaportaalissa, ministeriön sekä projektikoordinaatio-osaston verkkosivuilla ennen lähettämistä mahdollisille laitteistojen tarjoajille. Ohjelmistosta toki huomautettiin myös epävirallisesti projektikoordinaattorin alaisen toimesta. Muutokset luonnollisesti tehdään ja lähetetään sähköisessä muodossa ministeriölle. Ministeriön viranomaiset olivat oikeaoppisesti pyytäneet hankinnalle lupaa Aasian kehityspankista. Lupa tuli ehdollisena edellyttäen, että hankinta-asiakirjoja muutetaan rahoittajan asiantuntijan antamien kommenttien perusteella sisältämään laatuvaatimuksen tien epätasaisuuden mittaamiseksi tarkoitetulle laitteelle, samaiselle laitteelle asetetun vaatimuksen tuottaa oikeita arvoja ilman kalibrointia millä tahansa autolla, jousituksella ja matkustajamäärällä sekä liikennelaskentalaitteelle asetetun vaatimuksen myös ajonopeuksien mittaamiseksi. Koska kommentteja ei saatettu ajoissa konsultin tietoon, uudet versiot hankinta-asiakirjoista luodaan sisältäen Aasian kehityspankin asiantuntijan kommentit niiltä osin kuin ne eivät kokonaan estä tarjousten saamista. Erityisesti tien epätasaisuuden kalibroimattomuusvaatimus on sikäli haastava, että sellaisia laitteita koko tieverkon mittaamiseksi sekä päällystetyillä että päällystämättömillä teillä ei tietääksemme toistaiseksi ole olemassa. Hankinta-asiakirjoista havaittiin lisää puutteita myös ministeriön hankintaviranomaisen toimesta, joista tärkeimpinä vaihtelevat fonttikoot 10 ja 11 (perustekstin tulee olla vain yhdessä fonttikoossa) sekä käännöksessä venäjänkieliseen versioon jäänyt yksi ylimääräinen tekninen vaatimus (sivuhuomautuksena sanottakoon, että tien epätasaisuuden mittaamiseen tarkoitettuja laitteita ei juuri valmisteta venäjänkielisissä maissa ja venäläiset yritykset eivät voi näitä tarjota, sillä Venäjä ei ole Aasian kehityspankin jäsen). Ihailtava täydellisyyteen pyrkimyksen ominaispiirre byrokratiassa tuottaa tulosta, sillä lähes virheettömät tarjouspyyntöasiakirjat ovat vihdoin valmiina julkaistavaksi sähköisissä alustoissa sekä lähetettäväksi sähköpostin liitteenä samoille yrityksille, jotka saivat raakavedoksen jo tammikuussa ja osa siihen vastasikin tarjousten muodossa. Hankinnan määräajan umpeutumista odotellessa projektikoordinaatio-osastosta tulee yllättäväksikin todettava epävirallinen pyyntö, johon ei sovelleta hankintoihin liittyvää jo tutuksi tullutta toimintatapaa. Ehkä kiireellisissä tapauksissa voidaan hallinnollisesti oikeaoppisista menettelytavoista joustaa, sillä dokumenttien tekemistä, tarjousten pyytämistä ja toimittajien valintaa ei voida tehdä vuorokauden sisällä. Näin ollen, autonkuljettaja toimittaa pullon viskiä ja pullon vodkaa tunnin sisällä parhaaksi katsomastaan kaupasta ja toimittaa ne Liikenne- ja tieministeriöön pyynnön mukaisesti. Uskoaksemme nyt olemme oikealla tiellä kohti menestyksellistä hankintatoimintaa.

This is a unique website which will require a more modern browser to work!

Please upgrade today!